Introducci贸n
ACUAVALLE S.A. E.S.P. conform贸 org谩nicamente el Grupo de Gesti贸n Documental, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 del 14 de julio del 2000, art铆culo 11, con el fin de聽 ejercer el control y la disposici贸n durante el ciclo vital de los documentos, responsabilidad que recay贸 en el Departamento de Servicios Administrativos.
El objetivo es organizar la documentaci贸n de la entidad de acuerdo con la normatividad vigente, garantizando la Gesti贸n Documental y la conservaci贸n en el tiempo de la misma, utilizando los medios tecnol贸gicos necesarios para tal fin.
La Gesti贸n Documental que incluye:
– Manuales del Programa de Gesti贸n Documental (PGD)
– Tablas de Retenci贸n Documental (TRD)
– Listado de Series y Subseries Documentales
– Cuadro de Codificaci贸n Unidades Administrativas
– Actos Administrativos Internos.
Rese帽a
El Comit茅 de Archivo de ACUAVALLE S.A. ESP se cre贸 mediante la Resoluci贸n 654 de mayo 31 de 2006, con el fin de fijar las pol铆ticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y t茅cnicos de los archivos.
Posteriormente, el Consejo Departamental de Archivos del Valle del Cauca, aprob贸 la Tabla de Retenci贸n Documental (TRD), avalada por el Acuerdo 088 de febrero 04 de 2009.
Para cumplir con lo dispuesto en el Decreto 2578 de diciembre 13 de 2012 del Ministerio de Cultura, se modific贸 la Resoluci贸n 654 de 2006 en sus art铆culos 2 y 3, relacionados con la conformaci贸n o integrantes y las funciones del Comit茅 Interno de Archivo, a trav茅s de la Resoluci贸n 121 de junio 07 de 2013.
En el a帽o 2013 se contrataron los servicios de una profesional en bibliotecolog铆a y archiv铆stica para brindar asesor铆a t茅cnica al Programa de Gesti贸n Documental. Entre las actividades realizadas se produjo el ajuste, actualizaci贸n de la Tabla de Retenci贸n Documental (TRD) y su presentaci贸n para aprobaci贸n al Comit茅 Interno de Archivo y la elaboraci贸n del Programa de Gesti贸n Documental.
Acorde con el mencionado proceso, el Comit茅 Interno de Archivo en sesi贸n de abril 10 de 2014 aprob贸 la actualizaci贸n y ajuste realizado a la Tabla de Retenci贸n Documental (TRD) y el Programa de Gesti贸n Documental (PGD).聽 La Gerencia mediante Resoluci贸n 197 de junio 25 de 2014 orden贸 la obligatoria observancia y aplicaci贸n de la Tabla de Retenci贸n Documental (TRD) en la entidad.
En el marco de la estrategia Gobierno en l铆nea, se publican los siguientes productos:
Actos administrativos de ACUAVALLE S.A. ESP los cuales adoptan la Gesti贸n Documental en la entidad.
En el a帽o 2023, ACUAVALLE SA ESP, realiz贸 la actualizaci贸n del Programa de Gesti贸n Documental.
– Codificaci贸n de las dependencias en forma org谩nico-funcional.
– Gu铆a para la Organizaci贸n de los Archivos de Gesti贸n.
– Instructivo de Aplicaci贸n TRD. (agregar PDF Instructivo Procedimientos CAC.
– Listado de Series y Subseries documentales.
– Manual de Correspondencia.
– Manual de Elaboraci贸n de Documentos.
– Programa de Gesti贸n Documental ACUAVALLE SA ESP – Actualizaci贸n 2023
– Tablas de Retenci贸n Documental. Estas tablas se encuentran publicadas a continuaci贸n.
聽
Es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por la entidad, 聽en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. (Acuerdo 02 de 2004 Archivo General de la Naci贸n.)
聽
As铆 mismo, se emite Oficio Aclaratorio el cual expresa que se encuentran en proceso de actualizaci贸n.
